ธุรกิจค้าปลีก เช่น ร้านขายของชำ ร้านขายเครื่องเขียน ร้านอาหาร มินิมาร์ท เมื่อปริมาณลูกค้าเพิ่มมากขึ้น ก็จำเป็นจะเป็นต้องมีระบบ POS (Point of Sale System) หรือระบบขายหน้าร้านที่ครอบคลุมการนับสต๊อกสินค้า คิดเงินให้ลูกค้า ตลอดจนบันทึกยอดขาย เข้ามาช่วยอำนวยความสะดวก
หากมองเพียงผิวเผิน การมี POS เพียงอย่างเดียวก็อาจเพียงพอกับการบริหารจัดการธุรกิจค้าปลีกอย่างเป็นระบบแล้ว แต่ความจริง ยังมีหลายครั้งที่หลายองค์กรต้องเจอกับเหตุการณ์ปริมาณสต๊อกสินค้ากับยอดขายไม่สัมพันธ์กัน หรือติดปัญหาในการส่งต่อข้อมูลไปยังแผนกอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งนั่นมาจากการที่ระบบขายหน้าร้านอาจทำงานได้ดีในส่วนของตัวเอง แต่ยังทำงานไม่สัมพันธ์กับส่วนอื่นๆ ของธุรกิจ ทำให้การทำงานบางส่วนติดขัด และเกิดความเสียหายตามมา ดังนั้นถ้าอยากทำให้ธุรกิจราบรื่นในทุกขั้นตอน ควรมีผู้ช่วยคนสำคัญที่ชื่อว่า “โปรแกรม ERP”
โปรแกรม ERP กับการเป็นคู่หูธุรกิจค้าปลีก
โปรแกรม ERP (Enterprise Resource Planning) เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการวางแผนจัดการบริหารทรัพยากรขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุด ด้วยการบันทึก รวบรวมข้อมูลต่างๆ เช่น จัดซื้อ คลังสินค้า บัญชี ฯลฯ เป็นชุดโมดูล แล้วใช้ซอฟต์แวร์เชื่อมโยงโมดูลเหล่านั้นเข้าด้วยกัน
โปรแกรม ERP เกี่ยวข้องกับ POS อย่างไร
POS หรือระบบขายหน้าร้าน จะทำงานร่วมกับโปรแกรม erp ในลักษณะของการเป็นอีกหนึ่งในโมดูลสำคัญที่ช่วยให้คนทำธุรกิจรับรู้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการองค์กรได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องครบถ้วน และลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้มากยิ่งขึ้น ทำให้คนทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นระดับพนักงานหรือผู้บริหาร ก็สามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์ วางแผน ปรับกลยุทธ์ หรือกำหนดทิศทางองค์กรได้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของโลก
ARGOERP โปรแกรม ERP ที่คนทำธุรกิจค้าปลีกควรมี
ปกติแล้วโปรแกรม ERP จะมีรูปแบบการ Interface ที่หลากหลาย สามารถเลือกให้เข้ากับธุรกิจค้าปลีกที่มีระบบ POS และมีหลายสาขาได้ ซึ่ง ARGOERP ก็เช่นกัน คือเป็นโปรแกรมที่สามารถประสานการทำงานร่วมกับระบบ POS ได้อย่างลงตัว
ARGOERP คิดค้นโดยบริษัท เอรีสอินเตอร์เนชันแนล (ประเทศไทย) ด้วยความร่วมมือระหว่างบริษัท ดาต้าวัน เอเชีย (ประเทศไทย) จำกัดและ บริษัท ARES International Corp., Ltd. (ARES) ที่มีชื่อเสียงด้านซอฟต์แวร์ในไต้หวันมานานกว่า 20 ปี โดยมีรูปแบบการ Interface ข้อมูลระหว่าง POS อยู่ 2 รูปแบบ ดังนี้
1. ควบคุมสต๊อกผ่าน POS โดยมี ARGOERP เป็นระบบหลังบ้านในการรับเข้าข้อมูลรายการซื้อ – ขายสินค้าจาก POS เพื่อบันทึกบัญชี และวิเคราะห์รายได้ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นของแต่ละสาขา
2. การควบคุมสต๊อกจะครอบคลุมทั้ง POS และ ARGOERP โดยที่ ARGO ERP จะเป็นส่วนหลังบ้านในการรับเข้าข้อมูลรายการซื้อ – ขายสินค้าจาก POS เพื่อบันทึกบัญชี วิเคราะห์รายได้ และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นของแต่ละสาขา โดยการควบคุมสต๊อกที่เกิดขึ้น จะต้องมีการสื่อสาร 2 ทางระหว่าง POS และ ARGOERP ทั้งในส่วนของการรับเข้าและส่งออกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคลังสินค้า เพื่อให้ข้อมูลคลังสินค้าถูกต้องตรงกัน จึงเหมาะกับลักษณะการดำเนินงานที่ต้องมีการควบคุมหรือเคลื่อนไหวคลังสินค้าทั้งจากส่วนกลางและจากทางสาขา
แต่ความพิเศษอยู่ตรงที่ ARGOERP ยังสามารถปรับเปลี่ยน Interface แบบ Customized ให้เหมาะสมกับแต่ละองค์กรมากยิ่งขึ้นได้ เช่น ธุรกิจขายปลีกรายใหญ่แห่งหนึ่งของประเทศไทย ใช้การเชื่อมต่อกับระบบ POS ที่เป็นลักษณะกึ่ง ERP กล่าวคือ ARGOERP จะใช้เพียงโมดูลเจ้าหนี้การค้า (Account Payable: AP) ยอดเงินรอรับชำระ (Account Receivable: AR) ระบบสินทรัพย์ถาวร (Fixed Asset) และระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger: GL) เท่านั้น ส่วนข้อมูลการซื้อขายสินค้าทั้งหมด ตลอดจนการผูกรหัสบัญชี จะมาจากการประมวลผลของระบบ POS
กล่าวได้ว่าการมี POS หรือโปรแกรม erp เพียงอย่างเดียว อาจมีประโยชน์กับธุรกิจในระดับหนึ่ง แต่ถ้าใช้ทั้งสองอย่างควบคู่กันไป ก็จะยิ่งเป็นประโยชน์กับองค์กรมากยิ่งขึ้น เพราะความสะดวกรวดเร็ว และความถูกต้องครบถ้วน เป็นแรงขับเคลื่อนสำคัญที่จะทำให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างรวดเร็ว และเดินหน้าได้อย่างราบรื่น
